Ligt er in jouw bedrijf nog steeds een papiertje bij de receptie waar bezoekers zich op moeten aanmelden? Dan is het tijd om dat echt anders aan te pakken, zegt Timon Jacobs van DigiReceptie. ,,Door je bezoekers digitaal te registreren krijgt je onderneming niet alleen een professionelere uitstraling, het is ook veiliger en bespaart veel tijd, geld en administratieve rompslomp. En door dit slim te automatiseren kunnen je medewerkers weer doen waar ze goed in zijn.”
Waarom zou je de bezoekers van je bedrijf zich nog op een ouderwets papiertje laten aanmelden bij een receptioniste, als dat ook sneller, slimmer, leuker en veiliger kan? Dat is de gedachte achter DigiReceptie, bedacht door ondernemer Timon Jacobs. ,,DigiReceptie is een moderne, professionele en volledig digitale vorm van bezoekersregistratie. Het proces van mensen uitnodigen, ontvangen en op de juiste manier registreren is wellicht een onderdeel van ondernemen waar je niet snel bij stil staat, maar het loont echt om dit te automatiseren.”
Jacobs noemt het uitnodigen en ontvangen van bezoekers het ‘visitekaartje’ van een onderneming. ,,Vaak is dat het eerste contact dat klanten of bezoekers hebben met een bedrijf. Ik denk dat professionaliseren de sleutel is van succesvol ondernemen en dat geldt zeker voor die eerste indruk: je wilt toch dat die perfect past bij je merkbeleving? Wij zien nog steeds grote verschillen bij bedrijven: dan kom je bij een onderneming waar ze hele innovatieve producten verkopen, maar als bezoeker moet je je nog steeds aanmelden op papier. Die hebben hun focus dan volledig op hun product, en dat is begrijpelijk, maar eigenlijk is de klantbeleving net zo belangrijk.”
Veiligheid
De professionaliseringsslag waar DigiReceptie voor kan zorgen, blijkt al uit de uitnodiging die je bezoekers ontvangen. Timon Jacobs: ,,Via ons systeem krijgt je bezoek een uitnodiging in de huisstijl van je bedrijf, voorzien van duidelijke informatie zodat zij bijvoorbeeld goed op de hoogte zijn van alle Covid-maatregelen die je treft. Daarover gesproken: na aankomst kunnen gasten zich contactloos – dus coronaproof – aanmelden door simpel een QR-code te scannen, zodat er geen papier meer nodig is. Een eventuele coronatoets vindt vervolgens plaats zonder de betrokkenheid van je personeel, zodat zij op veilige afstand kunnen blijven en je toch een hele nauwkeurige registratie van de contactmomenten krijgt.”
Dat laatste is wel zo prettig als je onverhoopt de bezoekersregistratie moet overhandigen aan de GGD voor een contactonderzoek na een mogelijke uitbraak van Covid-19. ,,DigiReceptie zorgt ervoor dat ook dat proces veilig, eenvoudig en volledig digitaal – en op veilige afstand – kan worden geregeld. Sowieso is een sluitende bezoekersregistratie belangrijk voor de veiligheid in en om je bedrijf. Het is zelfs een verplicht onderdeel van een evacuatieplan: als er brand is, wil je immers met één druk op de knop weten wie er binnen is. Dat wil je als bedrijf gewoon goed op orde hebben.”
‘DigiReceptie zorgt ervoor dat ook dat proces veilig, eenvoudig en volledig digitaal – en op veilige afstand – kan worden geregeld. Sowieso is een sluitende bezoekersregistratie belangrijk voor de veiligheid in en om je bedrijf.’
Privacy
Daarnaast biedt DigiReceptie oplossingen rond een ander heet hangijzer van de laatste jaren: de privacy van je bezoekers. ,,Bij heel veel bedrijven ligt er gewoon nog papier op de balie, vaak zelfs open en bloot. Buiten het feit dat niet elke gast dat prettig zal vinden, strookt het ook niet helemaal met de strengere regels rondom privacy die sinds 2018 gelden, gebundeld in de AVG (ofwel de Algemene Verordening Persoonsgegevens, ook wel ‘privacywet’ of GDPR – General Data Protection Regulation). DigiReceptie houdt rekening met al die regels, zodat je er in één klap geen omkijken meer naar hebt.”
Dat kan bovendien enorm veel geld schelen, waarschuwt Jacobs. ,,Bij het niet goed naleven van de privacywetgeving kunnen de boetes oplopen tot twintig miljoen euro. Dat is echt een hele serieuze zaak, dus als ondernemer doe je er verstandig aan om dit net zo serieus te nemen. Papier op de balie en klassieke registratie in ordners is echt af te raden. Indien gewenst kun je jouw gasten trouwens ook digitaal de bezoekersvoorwaarden laten tekenen, zodat je altijd een juridische verklaring in handen hebt.”
Betere gastheer (m/v)
De vraag blijft: waarom zou je een heel digitaal proces inrichten terwijl je – zoals veel bedrijven – al hele capabele mensen bij de receptie hebt staan? Is een menselijke ontvangst niet veel fijner en warmer voor bezoekers dan het scannen van een QR-code op een tablet? Dat klopt, beaamt ook Timon Jacobs: ,,DigiReceptie is niet per definitie een vervanger van de mensen die je gasten normaal gesproken ontvangen. Ons systeem neemt eigenlijk alleen de saaie taken over, zoals het openen van de slagboom, papier klaar leggen, een nieuwe pen zoeken, het controleren of iemand het formulier juist heeft ingevuld, een medewerker bellen, een bezoekerspas uitdelen. In dat soort taken gaat jaarlijks zó veel tijd zitten en het is gewoon zonde om dat nog door mensen te laten doen.”
Terwijl DigiReceptie de zogenoemde ‘afspraakeigenaar’ (de persoon die het bezoek ontvangt, red.) met een e-mail of een pushbericht op de hoogte stelt dat zijn of haar bezoek is gearriveerd, kan de menselijke medewerker zich op andere taken richten. ,,Een receptioniste die met een medewerker moet bellen, kan niet met de bezoeker praten. Dankzij DigiReceptie heeft de gastheer of -vrouw juist de tijd om een gezellig praatje te maken of die heerlijke bak koffie te pakken voor de gast. Een bezoeker verwelkomen met een vriendelijke lach, z’n jas aannemen, iets te drinken of te lezen aanbieden: dat blijft gewoon mensenwerk en dat kan DigiReceptie niet. Wij horen van bestaande klanten dat hun receptionisten vinden dat ze leuker werk hebben omdat ze meer toegevoegde waarde kunnen bieden en weer volwaardige gastvrouwen en gastheren zijn geworden.”
Van klein tot groot
DigiReceptie biedt drie verschillende ‘licentievormen’ aan die passen bij verschillende soorten ondernemingen, legt Jacobs uit. “Voor 29 euro per maand begint het bij ‘Small’ voor bedrijven tot 25 medewerkers, ‘Pro’ gaat tot 250 medewerkers en ‘Enterprise’ is geschikt voor ondernemers die meer medewerkers of meerdere vestigingen hebben. Via onze site DigiReceptie.nl kun je eenvoudig onderzoeken wat voor jouw bedrijf het beste past: als je een demo-account aanmaakt kun je in de shop ook meteen een op maat gemaakte offerte opvragen met de gewenste hardware en software.”
Wie voor DigiReceptie kiest en papieren registratie vaarwel zegt, kan in de bestaande ontvangstruimte een tablet neerleggen of daar een zogenoemde kiosk laten neerzetten. ,,Je kunt bijvoorbeeld kiezen voor een tablet in een houder op de balie of in een vloerstandaard, maar we bieden ook een kiosk van 1,80 meter hoog. Die kan in je huisstijl worden uitgevoerd, daar zit een mooi groot scherm in en kunnen we ook een printer voor bezoekerspassen of ID-scanners inbouwen.”
Wat je exact krijgt, hangt af van het bedrag dat je wilt investeren maar ook van hoe je jezelf wilt presenteren, besluit Jacobs. ,,Kies je voor een tablet dan kun je met een frame en wat aansluitbekabeling al voor zo’n 800 euro klaar zijn. Als je een slimme ondernemer bent zie je natuurlijk meteen dat dit een mooie sprong voorwaarts is, maar als je ondanks alles nog twijfelt doen we ook demo’s en laten we graag alle voordelen nog een keertje aan je zien.”
Een tablet (iPad) en de Digireceptie-app is alles wat nodig is om de bezoekersregistratie volledig te digitaliseren. Het is eenvoudig en volledig naar wens in te stellen en meertalig. Meer weten? Vraag de demo aan.