‘Best handig, die digitale receptie van jullie’, zei Johan, een goede bekende van ons. ‘Maar ik heb weer andere zorgen.’ Hij lachte hardop omdat hij zichtbaar niet als een zorgelijk type werd gezien. ‘Wat is jouw zorg?’ vroeg ik op de man af. ‘De registratie van de cursussen en het personeel dat die cursussen volgt. Die papierberg!’
Ik glimlachte naar Johan. Ik vertelde hem dat wij een systeem hebben waarbij de gastenlijst digitaal is georganiseerd. Maar we hebben ook op het gebied van cursusregistratie een ‘buitengewoon handig’ App hebben ontwikkeld. Maar om nu als de eerste de beste marktkoopman dit in zijn schoot te werpen, terwijl we van de pauze van een theatervoorstelling genoten, leek mij geen goed idee. Ik vroeg wat het probleem was aan zijn kant. ‘Kijk’, zei Johan ‘ik ben bij ons bedrijf verantwoordelijk voor de opleidingen. En er zijn nogal wat mensen die een cursus, of workshop of iets dergelijks volgen. Is natuurlijk ook heel goed, dat mensen zich blijven ontwikkelen en hun kennis bijspijkeren.’ ‘Onze mensen kunnen punten scoren waardoor ze zich kunnen kwalificeren als boekhouder of als fysiotherapeut, om maar wat te noemen. Maar die punten moeten zorgvuldig worden bijgehouden. En dat doen we met A4-lijsten, een grote papieren zooi. Wat een tijd dat kost!’ Slecht voor het milieu ook, gooide ik wat olie op het vuur. ‘Ja, ook dat! En het zijn er echt veel. Elke deelnemer vult zo’n lijst in je kunt je voorstellen wat voor administratie dat geeft.’
Soms denk ik: toeval bestaat niet. Want wij konden natuurlijk veel voor Johan doen. En dus maakte ik de maandag erop een afspraak met hem. Ik legde uit wat DigiReceptie Cursistenregistratie inhield. Met behulp van de iPods, iPhone of iPads wordt nu alles bijhouden van de cursisten. Hoe laat ze precies binnenkomen, wanneer ze gaan en dus hoeveel Permanente Educatie-punten ze hebben binnengehaald die maatgevend zijn voor de vakbekwaamheidseisen. Het systeem kan worden gekoppeld aan software waarmee cursisten worden ingepland en de geregistreerde tijden automatisch worden toegevoegd. Tevens biedt het systeem realtime inzicht in de opkomst bij een training of opleiding waarop eventuele acties op kunnen worden ondernomen. Vorige week belde Johan. Hij was nogal in z’n nopjes. Het gemak dat het aanmelden oplevert – met pas en QR code – was voor hem een openbaring. ‘Alles gaat nauwkeuriger en kost veel minder tijd.’
‘Weet je’, zei Johan. ‘Als groot bedrijf moet je geregeld je personeel schonen op basis van cursusresultaten. We moeten natuurlijk goed weten wie inmiddels gediplomeerd boekhouder is op basis van gevolgde cursussen. Ook moeten we weten of iemand zijn beroep nog wel kan uitoefenen of dat hij een extra opleiding zou moeten volgen. En we hebben het hier over meer dan honderd cursussen per jaar. Hou dan maar eens bij wie er wel of niet is. Dat ging allemaal met papier, met vragen van onze medewerksters als: wie bent u, voor welke cursus komt u… Dat was niet meer te doen.’ Ik kon het alleen maar met Johan eens zijn. En na zo’n aardig telefoontje kon mijn dag natuurlijk niet meer stuk.