Gebruiksaanwijzing

Welkom bij DigiReceptie Bezoekersregistratie. Bijgaand de gebruiksaanwijzing. Mocht je aanvullende vragen hebben kijk dan op onze site www.DigiReceptie.nl of bel/mail ons. We helpen je graag verder. Het doel van DigiReceptie is het registreren van bezoekers en/of medewerkers en het notificeren van de afspraak eigenaar bij een aanmelding.

Start
Maak via www.oud.digireceptie.nl een demo account aan. Je ontvangt een mail met logingegevens en link naar het Online Portaal.
Volg instructies op het scherm voor het koppelen van de Tablet en het invoeren van de medewerkers.

DigiReceptie Portaal

Tab: Aanmelden
Hier kunt u het bezoek voor-aanmelden. De genodigde ontvangt dan een mail met instructies voor de afspraak en een QR code. De inhoud van de mail kan worden ingesteld onder ‘instellingen > E-mails bewerken’

Tab: Bezoeken
Hier verschijnt de lijst van aangemelde bezoekers/medewerkers. Via de filter functie bovenaan de pagina kan een filter worden gekozen. Met de knop achter de afspraak kun je bezoek handmatig aanmelden of verwijderen. Onderaan de pagina is het mogelijk om een export te maken.

Tab: Medewerkers
Voer hier de kiesbare medewerkers in. Dit kan handmatig 1 voor 1 met de knop ‘Medewerkers toevoegen’ of door het importen van een excel. Een voorbeeld van de Excel is te downloaden als je klik op ‘Importeren’. Vul het voorbeeld met data van de medewerkers zonder wijzigingen in de tabel structuur of naam van het tabel aan te passen.

Stel per medewerker de reactie en notificaties functies in, BHV’er, VideoReceptie, Mail, SMS en reageren op de knop ‘ik wil iemand spreken en Ik kom iets bezorgen.

Tab: VideoReceptie
Deze pagina geeft weer welke tablet met VideoReceptie zijn gekoppeld. Als er een oproep (vanuit de tablet) wordt gedaan verschijnt een venster om het gesprek aan te nemen. Via het camera icoon kan het beeld van de camera worden bekeken op locatie.

Tab: Instellingen

Locaties toevoegen

Voeg hier de ruimtes en of parkeerplaatsen toe welke bij een afspraak gereserveerd kunnen worden.

Afdelingen
Voeg hier de afdelingen toe die de bezoeker kan kiezen bij de knop ‘ik wil iemand spreken’. Markeer de betreffende afdeling bij de medewerker die een bericht moet krijgen, Tab: medewerkers > Kies bij de medewerker ‘Bewerken’ en vink de afdeling aan. Als er geen afdeling wordt aangemaakt wordt de melding gestuurd naar alle medewerkers die zijn hiervoor zijn geselecteerd op de Tab: medewerkers.

Algemene instellingen

Hier kun je de volgende instellingen bedienen:

NAW gegevens
Voorkeurtaal
Prefix SMS nummer
IP Restricties
Bewaartijd bezoekers gegevens
Uitnodigings mail
Nieuwsbrief
Push/SMS test

Licenties
Overzicht en beheer van lopende licenties

E-mails bewerken
Hier kun je de opmaak van de mails die DigiReceptie verstuurd bewerken. Het is ook mogelijk om een URL zoals een route beschrijving toe te voegen.

SMS en Push berichten bewerken
Hier kun je de opmaak van de SMS en Push berichten die DigiReceptie verstuurd bewerken.

Instellingen per apparaat
Hier kun je de instelling voor de tablet wijzigen en de (koppel) login QR scannen. Kies voor ‘Bewerken’ de volgende instellingen te bedienen. Bijmeerdere Tablets is het mogelijk om de instellingen te kopiëren.

Tab: Algemene gegevens device
Kies hier de locatie van de Tablet en pas de beschrijving aan

Tab: Bezoekersdoelen
Selecteer hier welke knoppen (op de Tablet) voor de bezoeker zichtbaar moeten zijn.

Tab: Formulieren
Formulieren: laat ziet de bezoeker en wat is verplicht om in te vullen
Toon icoontje cursist: functie verdwijnt
Beoordelingsvragen: toont slecht/prima/goed icoontjes na een afmelding ter evaluatie
Stuur bedank sms: stuur bedankt bericht na 1 uur als de bezoeker zich afmeld
Zoekresultaat na aantal tekens: schakelt ‘toon’ filter aan/uit
Aantal tekens: na hoeveel tekens worden namen weergegeven
Medewerkers tonen: nodig als ook medewerkers zich aan- en afmelden

Tab: Bezoekersindentificatie
Vraag om gegevens bezoeker: zet uit als er geen bezoekersgegevens moeten worden gevraagd
Toon registratie scherm: zet bezoekersregistratie pagina aan/uit. Uit is alleen naam van bezoeker
Handmatig aanmelden: zet uit als bezoek zich alleen met QR code kan aan- en afmelden
QR code: zet QR code scannen aan/uit
Vragen om ID: vraagt tijdens het registratieproces om het ID bewijs, scant met Tablet camera
ID scanner: optioneel, externe ID scanner
Toon Foto’s: toon wel of niet de foto’s van medewerkers na de aanmelding
Vraag om gegevens opslaan: vraag na de registratie of gegevens bewaard mogen worden
VideoReceptie: optioneel, voegt face2face videocommunicatie toe, knop > ‘ik wil iemand spreken’

Tab: Overgangseffecten
Zet het overgangseffect op de tablet aan of uit.

Tab: Timeouts
Stel hier de tijd in om terug te keren naar hert startscherm na een aanmelding.

Tab: Pasprinter
Stel hier de verbinding in met de DigiReceptie PrintServer, optioneel verkrijgbaar > zie winkelwagen in het Portaal
https://www.oud.digireceptie.nl/printers/
https://www.oud.digireceptie.nl/printen/

Tab: Deurkoppeling
Stel hier het IPnummer en tijden van de Switch in, optioneel verkrijgbaar.
https://www.oud.digireceptie.nl/digireceptie-switch/

Tab: Narrowcast
Stel hier de koppeling met NarrowCast in, optioneel verkrijgbaar.
https://www.oud.digireceptie.nl/narrowcast/

Tab: Maak foto
Zet foto maken aan of uit.

Tab: Uitleg knop
Bewerk hier de tekst die de bezoeker ziet als men kies voor het ‘Vraagteken’ op het startscherm van de Tablet.

Tab: Voorwaarden
Zet hier de bezoekersvoorwaarden aan/uit. Er is keuze uit tekst of het uploaden van een PDF en video.

Tab: Wegwijzer
Na de aanmelding kan DigiReceptie een afbeelding of video laten zien. Dit voor promotie of verdere instructies voor de bezoeker.

Tab: Assistentie-Popup
Stel hier de tijd in tot wanneer gevraagd wordt om verder te gaan of terug te keren naar het startscherm als er geen invoer is ontvangen.

Tab: ScreenSaver
Stel hier de ScreenSaver in die wordt getoond als er geen invoer wordt ontvangen. Die kan bijvoorbeeld een bedrijfsfilmpje zijn. Verwerk hier dan de tekst in: ‘raak scherm aan om aan te melden’.

Tab: Questionnaire
Stel hier de vragen in die de bezoeker krijgt na hert afmelden.

Tab: tekst, logo en kleuren bewerken
Klik op het logo in het Tablet voorbeeld om een logt te uploaden en kies de gewenste kleuren.
Selecteer ‘Kies scherm’ om een andere ‘stap’ te bewerken
Bij elke stap is het mogelijk om audio toe te voegen

Tab: Tijden instellen device actief
Stel hier de scherm tijden en intensiteit in. Deze functie regelt uitsluitend de schermintensiteit.
https://support.apple.com/nl-nl/HT208710

Tab: Layout bezoekerspas
Bepaal hier de indeling van de bezoekerspas
https://www.oud.digireceptie.nl/knowledge-base/hoe-maak-pasontwerp/