Koppelen met DigiReceptie

Koppelen met DigiReceptie werkt altijd vanuit het externe systeem náár DigiReceptie aangezien DigiReceptie (nog) niet beschikt over een extern beschikbare API. Wat gegevens betreft is het externe systeem altijd leidend en wordt de koppeling als “read-only” beschouwd, waarbij er dus door DigiReceptie gegevens opgehaald worden uit het externe systeem maar niets wordt teruggeschreven (tenzij anders aangegeven).

Er kunnen verschillende soorten gegevens opgehaald worden uit externe systemen. Bij medewerkers is het altijd zo dat als een medewerker niet langer voorkomt in de data van het externe systeem, dat deze dan ook automatisch verwijderd wordt uit DigiReceptie. Is dat niet de bedoeling (omdat het als fictieve medewerker bijv. gebruikt wordt als inlogaccount voor de app), stel dit dan voorafgaand aan activatie van de koppeling in op medewerkersniveau om te voorkomen dat het account verwijderd wordt.

Met welk systeem dient er gekoppeld te worden?

1. Microsoft 365 / Azure → ga door naar 2.
2. AFAS Profit → ga door naar 3.
3. Het betreft een SAML integratie (SSO) → ga door naar 4.
4. Een ander systeem → ga door naar

1. Microsoft 365 / Azure koppeling:

We hebben deze 3 gegevens nodig: 

1. Tenant ID
2. Client ID
3. Client secret

Dit kunnen we vinden door deze stappen te doorlopen:

1. Log in op https://portal.azure.com/
2. Klik op de middelste optie: “Azure Active Directory beheren”
3. Bovenin beeld staat een Tenant ID — dit is het eerste gegeven dat we nodig hebben.
4. Klik op “App-registraties” in de linkerkolom
5. Klik op “Nieuwe registratie”

• Kies een logische naam voor de app registratie
• Zorg ervoor dat “Alleen accounts in deze organisatiemap” is aangevinkt
• Klik op “Registreren”

1. Boven in beeld staat nu een Applicatie (Client) ID, dit is het tweede gegeven dat nodig is.
2. Ga vervolgens naar “Certificaten en geheimen” in de linkerkolom

• Klik op “Nieuw clientgeheim”
• Zorg ervoor dat deze NIET verloopt
• Klik op “Toevoegen”
• De sleutel wordt nu weergegeven, kopieer deze meteen want deze wordt maar 1x getoond! Dit is dus de Client secret

1. Ga vervolgens naar API-machtigingen

• Klik op “Een machtiging toevoegen”
• Klik op “Microsoft Graph”
• Klik op “Toepassingsmachtigingen”
• Scroll omlaag naar “Directory”
• Selecteer Directory.ReadAll
• Klik op “Machtigingen toevoegen”

1. De nieuwe machtiging moet nu zichtbaar zijn. Klik op de knop “Beheerderstoestemming verlenen voor <bedrijfsnaam>”. (Het kan zijn dat deze knop pas na enkele seconden zichtbaar is ivm ingebouwde beveiliging)
2. KLAAR!

Verstuur deze gegevens vooral op een veilige manier (niet rechtstreeks per e-mail maar maak bijv. een link aan via onetimesecret.com)

Welke gegevens dienen te worden ingeladen in DigiReceptie?

1. Medewerkers
2. Agenda-items

Met de toevoeging dat je ook naast de Directory.ReadAll machtiging ook Calendars.Read nodig hebt

Uitnodigen via Outlook

1. Categorie “DigiReceptie” (hoofdletterONgevoelig) aanmaken (éénmalig, kan ook voor hele organisatie gedaan worden door eigen IT)

2. Deze categorie toepassen op uitnodiging die ingeladen moet worden in DigiReceptie, genodigden ontvangen dan (ook) uitnodiging vanuit DigiReceptie

3. AFAS Profit

Welke gegevens dienen te worden ingeladen in DigiReceptie?

1. Medewerkers → gebruik de koppeltool voor het instellen
2. Agenda-items → gebruik de koppeltool voor het instellen
3. Cursussen → hiervoor hebben we een token nodig en de namen van 

de namen van de GetConnectoren die de gegevens bevatten van de cursussen en cursisten (in termen van DigiReceptie worden dat respectievelijk afspraken en bezoekers). Zie ook

• https://help.afas.nl/help/NL/SE/App_Apps_Custom_Tokens_Manual.htm en 
• https://help.afas.nl/help/NL/SE/App_Con_GS_AOL_Get_Add.htm 

Het is mogelijk om aanwezigheidsinformatie terug te koppelen naar AFAS. Hiervoor is een UpdateConnector nodig. 

4. SAML

SAML wordt gebruikt als protocol om een Single Sign-on toepassing te integreren met DigiReceptie. Op die manier heb je geen extra inloggegevens nodig om bij DigiReceptie in te loggen en kun je dus een bestaand systeem (en bijbehorend account gebruiken).

DigiReceptie is de SP (Service Provider) en het externe systeem is de IdP (Identity Provider). Er dient een metadata XML uitgewisseld te worden om de koppeling te bewerkstelligen.

5. Ander systeem

Ook als jouw systeem hier niet bij staat kunnen we ongetwijfeld een koppeling realiseren. Een aantal zaken is hierbij van belang:

1. Welke gegevens dienen er opgehaald te worden uit het externe systeem?
2. Hoe vaak (en/of bij welke gebeurtenis) dienen er gegevens opgehaald te worden?
3. Beschikt het externe systeem over een API? Zo ja, is daar documentatie van? Deze zou antwoord moeten geven op de volgende vragen:
   1. Wat voor type API is het? Rest? SOAP?
   2. Hoe werkt authenticatie? 
   3. Is er een testomgeving beschikbaar (en zo ja, beschikt deze testomgeving over bruikbare testgegevens)?
   4. Welke endpoints en data zijn benodigd? 

We bespreken graag de mogelijkheden in een technische bespreking.