5 tips voor een veilige bezoekerservaring tijdens Corona

5 tips voor een veilige bezoekerservaring tijdens Corona

Hoe moet u als organisatie omgaan met de gevolgen van het coronavirus. Hoe biedt u uw bezoek en personeel een veilige omgeving? Hoe voorkomt u onnodige gezondheidsrisico’s, boetes of sluiting van uw bedrijf?

1. Alleen op afspraak bezoek

Bezoek dat onaangekondigd uw bedrijf bezoekt geeft veel risico’s. Het is oncontroleerbaar hoeveel mensen er wanneer gaan komen. Daarnaast hebben veel organisaties moeite om aan de sociale afstand verplichting te voldoen. Uiteraard wilt u dat iedereen zich welkom en veilig voelt. De enige manier om dit te organiseren is bezoek vooraf te plannen en ter plaatse te registreren. Door middel van dergelijk contactbeheer worden de gegevens van uw bezoekers vastgelegd en hun interactie met uw bedrijf bijgehouden. 

Met behulp van DigiReceptie nodigt u professioneel uw bezoek uit, bij aankomst scant men contactloos de QR-code uit de uitnodigings-mail waarna men bezoekersvoorwaarden moet worden ondertekenen en de gezondheidsvragen worden beantwoordt. Zo kunt u gemakkelijk het bezoekersschema beheren, zien hoeveel bezoekers er tegelijk gaan komen en ervoor zorgen dat veiligheidsprotocollen worden gevolgd. Het maakt ook de medewerkers bewuster van de noodzaak van dit beleid voor de veiligheid van henzelf en hun bezoekers. 

2. Plan werkplekken

De veiligheid van werknemers gaat boven alles. Door het spreiden van momenten dat de medewerkers het pand binnenkomen en verlaten kan de 1,5 meter regel veel beter worden gehanteerd. Met DigiReceptie is het binnenkort mogelijk om een werkplek te reserveren. Met een druk op de knop is te zien waar, wanneer en hoe laat er een werkplek beschikbaar is. Er kan worden ingesteld hoeveel mensen uw bedrijf of ruimte tegelijk mogen bezoeken. DigiReceptie waakt vervolgens dat er nooit te veel mensen zijn. Zo ontstaat er op een overzichtelijke manier een veilig werkomgeving. Sociale afstand vermindert de kans op infectie met 90%.

3. Stel leidende principes

Duidelijke communicatie vooraf is essentieel voor een veilige en de gastvrije beleving van uw bezoekers en medewerkers. In de uitnodiging die DigiReceptie naar uw bezoekers stuurt kunt u vooraf helder en uitgebreid communiceren welk beleid er wordt gehanteerd bij het bezoeken van uw pand. Denk aan de RIVM gezondheidsvragen, routebeschrijving, parkeer- en loopinstructies, plattegrond, wat men moet doen bij aankomst, welke formulieren er ondertekend moeten worden, de wifi code, etc. DigiReceptie informeert uw bezoekers ook over wat ze moeten doen tijdens het eventuele wachten, zo wordt voorkomen dat men gaat dwalen. Hoe meer uw bezoeker vooraf weet, hoe beter de bezoekerservaring. Er ontstaat een gevoel van veiligheid en verantwoordelijkheid. Daarbij straalt u ook goede en professionele zorg uit. Met DigiReceptie creëert u een gebruiksvriendelijke en RIVM Proof registratieproces.

4. Hygiëne regels van RIVM

Er moet eigenlijk best veel: Werk zoveel mogelijk thuis en gebruik Teams of Zoom… beperk fysieke vergaderingen in tijd en aantal… Neem de hygiëneregels in acht: groeten zonder aanraking, zorg voor voldoende zeep, desinfectiegel en tissues… Houd u aan de schoonmaakschema’s, maak meerdere malen per dag de balies, deurklinken, lichtknoppen, trapleuningen, toetsenborden, computermuizen, telefoons, kranen, zeephouders, gootstenen en toiletten schoon… Zorg voor een goede ventilatie…Bescherm medewerkers met plexiglas… Gebruik met maximaal twee personen tegelijk de lift…

Het handmatig registreren en traceren van medewerkers en bezoekers is zeer onhygiënisch en inefficiënt en brengt bovendien besmettingsrisico’s met zich mee. Daarbij is het achterhaald en zeker ook niet AVG Proof en van deze tijd. Met de digitale bezoekersregistratie van Digireceptie werkt u veilig, efficiënt en volledig volgens de richtlijnen van het RIVM.

5. Innoveer, gebruik slimme oplossingen

Probeer zoveel mogelijk contactloze oplossingen te implementeren. Dit voorkomt onnodige contactmomenten en bespaart enorm in de uitgaven. Met DigiReceptie kan de bezoeker zich contactloos met een QR-code aanmelden. Daarna worden de triage-vragen en bezoekersregistratie op een eenvoudige, veilige en digitale manier georganiseerd en gepresenteerd. De afspraak organisator ontvangt een mail en pushbericht als zijn bezoek is aangemeld. Hierdoor hoeft u geen kostbaar personeel te missen voor het interviewen en registreren van de bezoekers en medewerkers. Een stap verder is bijvoorbeeld een automatisch deuropener of Narrowcast. Zo kunt u bezoek en medewerkers via een groot TV scherm in de receptie duidelijk de regels presenteren en online aanpassen.

Waarom DigiReceptie?

• professionele uitnodiging met duidelijk informatie vooraf
• contactloos aanmelden met Corona-toets
• hygiëne- en bezoekersvoorwaarden per bezoekerstype
• nauwkeurige registratie van alle contactmomenten
• zeer complete oplossing met meer dan 50 functies
• vast contactpersoon, gratis start hulp, gratis support
• ondanks de veelzijdigheid heeft DigiReceptie een zeer scherpe prijs