Een gewoon bezoek wordt een ‘bijzondere klantreis’
Bezoek uitnodigen is vaak een van de eerste contactmomenten met uw organisatie.
Voor een professionele eerste indruk is het daarom belangrijk dat er een uniform plan is: ‘zo nodigen wij bezoekers uit’
De fax werd Email, de caissière zelfscanner en vliegen kan eenvoudig met een QR-code als ticket. Nu is het tijd voor het moderniseren van ‘Papieren bezoekersregistratie’. De tijd van een standaard gedateerde saaie agenda uitnodiging is wat ons betreft voorbij. DigiReceptie geeft uw bezoeker meteen een professionele indruk door een keurige mail in uw huisstijl te versturen. In deze mail de afspraak-informatie, een routebeschrijving, parkeerinstructies, de wifi code, een PDF met Covid gezondheids- en bezoekersvoorwaarden en natuurlijk een QR-code om snel en simpel contactloos aan te melden bij binnenkomst.
‘Er is maar één kans voor de eerste indruk’.
Verandering is altijd wennen. Waarschijnlijk wordt er al jaren gewerkt met agenda software zoals Outlook of Google. Ondanks dat DigiReceptie op veel manieren kán werken, adviseren we bezoek uit te nodigen via het DigiReceptie Portaal. Alle informatie kan eenvoudig op 1 regel worden ingevoerd. Hierdoor zijn gegevens altijd compleet ipv alleen een mailadres en er wordt een professionele uitnodiging met QR-code verstuurd.
Werkwijze 1
via het DigiReceptie WebPortaal
Deze werkwijze gaat even snel als met de huidige agenda software, met als voordeel dat extra informatie kan worden toegevoegd zoals bedrijfs- voor- en achternaam, 06 nummer en kenteken kan worden ingevoerd. De bezoeker krijgt een uitnodigingsmail in uw huisstijl voorzien van QR-code voor snel aan- en afmelden, routebeschrijving, Covid- en parkeerinstructies en Wifi login. Veel bezoekersvragen worden zo vooraf al beantwoord, de klantreis is begonnen.
Het vervangt hiermee de standaard en onpersoonlijke agenda uitnodiging. Via de agenda-link is het mogelijk om afspraken die in DigiReceptie zijn gemaakt direct in elk type agenda terug te zien.
Werkwijze 2
met uw bestaande agenda software
Om een bezoeker vooraf aan te melden in DigiReceptie moet het unieke mailadres in het BCC-veld van de agenda uitnodiging gezet worden. Dit unieke mailadres staat links onder op de ‘Aanmeldpagina’ van het DigiReceptie Portaal. Bij een vooraanmelding kan DigiReceptie, naast de uitnodiging uit de agenda, ook een uitnodigingsmail vanuit versturen met QR-code voor snel aanmelden. De bezoeker ontvangt dan 2 mails.
Let op: gegevens die niet bekend zijn op de computer van de afspraak-organisator zoals bedrijfs- voor- en achternaam en 06 nummer kunnen niet worden gepresenteerd binnen DigiReceptie. Deze data mist simpelweg.
Werkwijze 3
via een geautomatiseerde API koppeling
Er verandert voor de gebruikers niets aan de manier waarop nu bezoek wordt uitgenodigd. Als DigiReceptie via een API is gekoppeld met uw agenda software zoals Microsoft 365 worden afspraken automatisch gesynchroniseerd.
Let op: gegevens die niet bekend zijn op de computer van de afspraak-organisator zoals bedrijfs,- voor- en achternaam en 06 nummer kunnen niet worden gepresenteerd binnen DigiReceptie. Deze data mist simpelweg.
* alleen mogelijk met een Enterprise licentie
* koppelen is maatwerk/investering
* klik voor meer informatie over koppelen
In praktijk zien we dat bij werkwijze 2 vaak wordt vergeten het DigiReceptie mailadres in cc van de agenda uitnodiging zetten, waardoor de bezoeker niet wordt herkend. Dat is geen fijn ontvangst. Werkwijze 3 vraagt geen transformatie van de organisatie, men kan blijven werken op de huidige manier. Hierbij komt niet altijd Hospitality verhogende data door, zoals voor- achter- en bedrijfsnaam en 06 nummer omdat deze niet bekend waren op de computer van de afspraak-organisator. ‘Beste <voornaam>’ mist dan bijvoorbeeld als kop in de uitnodigingsmail en zoekfuncties missen.
Uitnodiging via receptionist(e)
In een structuur waarbij de receptionist(e) de uitnodigingen verstuurd blijft de werkwijze voor de medewerkers onveranderd. Alleen de receptionist(e) heeft toegang tot het DigiReceptie WebPortaal en kan uit naam van de medewerker het bezoek vooraanmelden. Als bezoek niet is vooraangemeld kan de bezoeker zelf tijdens het aanmelden zijn of haar gegevens invullen en een medewerker kiezen.